Как работать с самозанятыми без налоговых рисков в 2026 году

НПД — это специальный налоговый режим, где облагается профессиональный доход. По сути, это налог на профессиональный доход: самозанятый выступает в качестве плательщика (в качестве плательщика налога) и обязан самостоятельно платить налоги по правилам уплаты налогов, установленным для НПД. Режим регулируется законом и рассчитан как эксперимент до конца 2028 года — до декабря 2028, фактически до декабря 2028 года. Для бизнеса это означает предсказуемость базовых правил в весь период действия эксперимента: ключевые параметры фиксированы до 2028 года.

В информационном поле после декабря 2025 и на старте января 2026 года (января 2026) активно обсуждаются возможные изменения и налоговая реформа, но для практики компании главный ориентир простой: пока действует специальный налоговый, можно работать с самозанятыми, если не превращать гражданско-правовые отношения в фактическую занятость.

Также в 2026 году появляются новые социальные инструменты: самозанятые которые хотят, могут получить дополнительные социальные гарантии (например, добровольное страхование на случай временной нетрудоспособности). Чтобы участвовать, обычно нужно подать заявление и далее соблюдать условия уплаты. Для заказчика это не делает отношения трудовыми автоматически, но показывает тренд: контроль и «правильность» оформления будут иметь все большее значение.

Самозанятый — это статус физического лица (или ИП без сотрудников), зарегистрирован в качестве самозанятого и в качестве плательщика НПД. Когда компания оплачивает услуги/работы самозанятого, она обычно не является налоговым агентом: не удерживает НДФЛ и страховые взносы, а также не начисляет налоги и взносы, если соблюдены правила и оформлены документы.

Ключевое условие — подтвердить статус самозанятого и получить чек из приложения «Мой налог» после каждой оплаты. Если статуса нет или чек не выдан, риски растут: расходы могут не принять, а при проверках возможны доначисление налогов, пени и штраф, потому что отношения могут быть квалифицированы иначе.

Главный принцип: самозанятый делает конкретный результат по договору, самостоятельно организует процесс, использует свои инструменты и несет предпринимательский риск. Компания покупает услугу, а не «рабочее время сотрудника» и не выплачивает аналог заработной платы.

Перед началом работ проверьте базовые ограничения режима:

• годовой доход самозанятого — до установленного лимита (если превышен — статус НПД утрачивается);
• самозанятый не может иметь работников по трудовым договорам;
• есть перечень видов деятельности и доходов, которые не подходят под специальный налоговый режим;
• нельзя переводить штатных сотрудников на НПД «по факту», сохраняя прежнюю трудовую функцию и контроль как в штате.

Важно: привлекать одного и того же исполнителя на постоянной основе можно, но чем ближе модель к «штатному работнику», тем выше риск переквалификации — особенно при работе с юридическими лицами, когда выплаты идут регулярно и без привязки к результату.

Риски удобно разделить на налоговые и трудовые.
Налоговые риски:

• расходы по УСН/налогу на прибыль могут снять, если нет чека и доказательств оказания услуг или выполнения работ;
• при переквалификации возможны доначисление налогов (НДФЛ и страховые, НДФЛ и страховые взносы), пени и штрафы;
• вопросы к выплатам при регулярности «как зарплата», фиксированных суммах и зависимости дохода самозанятого от одного заказчика.

Трудовые риски:

• переквалификация гражданско-правовой схемы в трудовые отношения — это не только налоги, но и ответственность работодателей: оформление, обязательные гарантии, требования трудового законодательства, возможные споры и суд.

Вывод: в 2026 году можно работать с самозанятыми, но надо заранее убрать «красные флаги», не использовать формат как замену штатных сотрудников и подготовить доказательную базу, что у вас именно гражданско правовой договор, а не скрытая занятость.

Если совпадает несколько пунктов, вероятность переквалификации растет.
Организационная зависимость:

• исполнитель встроен в структуру компании (подчиняется руководителю отдела, выполняет функции как часть команды);
• работает на оборудовании заказчика постоянно и по его правилам, имеет рабочее место, использует корпоративные доступы как «работник»;
• контроль процесса и времени (табель, «отчет по часам», обязательное присутствие в офисе), а приемка ведется не по результату, а по факту присутствия.

Финансовые сигналы:

• регулярные выплаты как заработной платы (например, два раза в месяц);
• фиксированная сумма без привязки к этапам и результату;
• один заказчик дает основную часть дохода длительное время;
• массовый «переток» из сотрудников в самозанятые после 2025 года, когда компании стали чаще «оптимизировать» расходы.

Содержательные признаки:

• договор описывает трудовую функцию («администратор», «менеджер», «ведение участка») вместо результата;
• нет конкретного объема работ, сроков, результата и критериев приемки;
• обязанности похожи на должностную инструкцию, а в компании ведется график отпусков как для сотрудников.

Отдельно повышают внимание контролеров модели, где у компании много самозанятых которые долго работают только на одного заказчика, сотрудничество длительное, а зависимость по доходу заметная. В таких кейсах оформление должно быть особенно аккуратным.

Шаг 1. Проверка статуса и сбор данных
До того чтобы заключить договор, запросите:

• ФИО и ИНН;
• подтверждение регистрации в качестве плательщика НПД (через «Мой налог»);
• реквизиты счета, контакты;
• при необходимости — согласие на обработку персональных данных (для документооборота и бухгалтерии).

Проверяйте статус самозанятого по ИНН до начала работ и на дату каждой оплаты, особенно если сотрудничество длительное.

Шаг 2. Договор — только под результат
Основа безопасности — правильно оформить отношения и заключения договорных условий. По сути, нужен правовой договор, который подтверждает, что вы покупаете результат, а не процесс. На практике это договор с самозанятым, оформленный как гражданско-правовой договор (и при необходимости прямо указать, что это гражданско правовой договор).
В договоре важно прописать:

• предмет: конкретная услуга/работа и измеримый результат (например, «разработка лендинга», «настройка рекламы», «перевод текста объемом…»);
• срок выполнения (даты или этапы) и ориентиры по рабочим дней на этапы, если проект большой;
• стоимость, порядок оплаты, условия аванса/по факту;
• порядок коммуникаций и согласования правок;
• права на результаты (особенно для IT, дизайна, контента);
• обязанность выдавать чек НПД на каждую выплату и отправлять его заказчику;
• ответственность за сроки, качество и нарушения условий.

Чего избегать:

• формулировок про «рабочее время», «график», «подчинение правилам внутреннего распорядка»;
• терминов «сотрудник», «работодатель», «зарплата».

Шаг 3. Приемка результата: чек + акт/отчет
Ключевой документ для учета расходов — чек из «Мой налог». Для снижения рисков дополнительно оформляйте:

• акт выполненных работ/оказанных услуг по этапам (подходит и для выполнения работ, и для оказания услуг);
• отчет исполнителя (что сделано, ссылки на результат);
• материалы проекта (ТЗ, переписка, файлы, исходники).

Так вы подтверждаете экономический смысл расходов и «результатный» характер отношений.

Шаг 4. Оплата: строго по договору и документам
Оплачивайте:

• по безналу с расчетного счета;
• по этапам или по факту результата;
• без «зарплатной» регулярности, если она не оправдана структурой проекта.

Важно помнить: у самозанятого объект налогообложения — профессиональный доход, а применяемый налог — налог на профессиональный доход. Иногда в документах и переписке встречается сокращение «налог на профессиональный», но корректнее всегда указывать полностью: налог на профессиональный доход.

Шаг 5. Контроль чека и корректности реквизитов
Проверьте, что в чеке:

• верная сумма и дата;
• понятное наименование услуги/работы;
• корректный ИНН заказчика (если применяется);
• формат расчета соответствует выплате.

Если чек не выдан — не закрывайте расход и не проводите оплату «на честном слове». Попросите сформировать чек или исправить данные: это обязанность плательщика налога в рамках НПД.

Минимальный комплект:

• договор с самозанятым + приложения (ТЗ, спецификации, план-график);
• подтверждение статуса НПД на даты начала работ и выплат;
• чеки на каждую выплату (то есть после каждой оплаты);
• акты/отчеты/результаты работ;
• переписка по согласованию объема, сроков, правок;
• платежные документы (платежки, выписки банка).

Если самозанятый получает доступ к персональным данным, отдельно оформляйте:

• поручение/условия обработки персональных данных;
• требования информационной безопасности;
• порядок возврата/удаления данных после завершения работ.

Иногда безопаснее выбрать другой формат:

• если нужна постоянная трудовая функция в графике (оператор, администратор смены) — лучше трудовой договор;
• если человек управляет людьми/процессами как часть структуры — это ближе к трудовым отношениям;
• если требуется постоянное присутствие в офисе, строгий контроль времени, охрана труда — самозанятость будет выглядеть как подмена.

Также стоит помнить про социальные гарантии: самозанятый не получает их автоматически «как сотрудник», и если компании нужна модель с полным набором гарантий, НПД — не лучший вариант.

Ошибка 1. Не проверяют статус НПД.
Правильно: проверяйте по ИНН до начала работ и на дату выплат, чтобы подтвердить статус самозанятого.
Ошибка 2. Платят без чека.
Правильно: «нет чека — нет расхода». Настройте процесс оплаты так, чтобы бухгалтерия принимала выплаты только после документов.
Ошибка 3. Договор «как трудовой».
Правильно: гражданско-правовой договор на результат, этапы, приемка, отсутствие графика и подчинения.
Ошибка 4. Один самозанятый закрывает функцию отдела.
Правильно: дробите на проекты, оставляйте управление и контроль в штате, не делайте из исполнителя «скрытого сотрудника».
Ошибка 5. Массовый перевод сотрудников в самозанятые.
Правильно: не используйте НПД как замену трудовых отношений — это прямой путь к переквалификации и доначислениям по НДФЛ и страховые взносы.

1.До начала работ: ИНН, проверка статуса, заключить договор, ТЗ.
2.В процессе: приемка этапов актами/отчетами, хранение переписки и результатов.
3.Перед оплатой: чек, проверка суммы/реквизитов.
4.После оплаты: подшить чек, акт, платежку, подтверждение статуса; отразить в учете.
5.Раз в квартал: контроль рисков (бывшие сотрудники, регулярные выплаты, зависимость дохода от одного заказчика, количество исполнителей, формулировки договоров).

В 2026 году сотрудничество с самозанятыми остается рабочим инструментом: проще оформление, меньше обязательных платежей, удобный документооборот через чеки. Но безопасная модель требует дисциплины: проверяйте статус, оформляйте гражданско-правовой формат, фиксируйте условия оказания услуг и выполнения работ, избегайте «зарплатных» признаков и подмены трудовых отношений. Тогда компания не будет платить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя, самозанятый будет самостоятельно платить налоги в рамках НПД, а риски переквалификации и доначисление налогов будут значительно ниже.